Lektioner 8: Feed back
Feedback: En Vej til Personlig og Professionel Udvikling
Hvordan reagerer du, når du får feedback? Føler du dig motiveret, eller trækker du dig tilbage? Giver du feedback, der virkelig hjælper andre med at vokse, eller ender dine ord med at såre mere, end de hjælper? Feedback kan være en afgørende faktor i både personlig og professionel udvikling, men kun når den gives og modtages på den rette måde.
Charles M. Schwab, en af de mest anerkendte forretningsfolk i det 20. århundrede, sagde engang: ”I mit liv har jeg mødt mange store mænd over hele verden, men jeg har endnu ikke mødt en, der ikke arbejdede bedre, hvis han blev anerkendt, end han nogensinde ville gøre, hvis han blev kritiseret.” Denne sandhed understreger, hvor vigtigt det er at levere feedback med omtanke og formål.
I denne artikel vil vi udforske, hvordan du kan bruge feedback som et værktøj til at opbygge og udvikle både dig selv og andre. Vi vil gennemgå effektive metoder til at give konstruktiv feedback, der ikke kun peger på fejl, men også viser vejen til forbedring. Samtidig vil vi se på, hvordan du bedst kan modtage feedback og bruge den til din fordel, så den bliver en gave, der fremmer din udvikling i stedet for en byrde.
Joharis Vindue: En Nøgle til Forståelse og Selvudvikling
For at forstå, hvorfor feedback er så afgørende for personlig og professionel udvikling, er det nyttigt at tage udgangspunkt i en model, der hjælper med at belyse, hvordan vi opfatter os selv, og hvordan andre opfatter os. Denne model, kendt som Joharis vindue, blev udviklet af psykologerne Joseph Luft og Harry Ingham i 1955, og den giver en klar ramme for at forstå forholdet mellem selvindsigt og andres perspektiver.
De Fire Kvadranter i Joharis Vindue
Joharis vindue opdeles i fire kvadranter, som hver repræsenterer forskellige aspekter af vores selvopfattelse og hvordan vi bliver opfattet af andre:
Det Åbne Felt (Åben/Offentlig Kvadrant)
- Dette område repræsenterer det, som både du selv og andre er klar over. Det inkluderer dine synlige adfærdsmønstre, færdigheder, holdninger og viden, som er kendt af dig selv og dem omkring dig. Et godt eksempel på det åbne felt er de færdigheder og kvaliteter, du bringer til dit arbejde, som både du og dine kolleger anerkender. Her spiller feedback en vigtig rolle i at bekræfte og styrke denne fælles forståelse.
Det Blinde Felt (Blind Kvadrant) :
- Dette kvadrant indeholder informationer om dig, som andre er klar over, men som du selv ikke er bevidst om. Det kan være vaner, adfærd eller personlighedstræk, som du måske overser eller undervurderer. Feedback er afgørende for at reducere det blinde felt, da det giver dig indsigt i, hvordan andre opfatter dig, og hjælper dig med at opdage områder, hvor du måske har brug for at forbedre dig.
Det Skjulte Felt (Skjult/Privat Kvadrant)
- Dette område repræsenterer de aspekter af dig selv, som du bevidst holder skjult for andre. Det kan være følelser, frygt, usikkerheder eller ambitioner, som du vælger ikke at dele. Ved at modtage feedback i et trygt miljø kan du blive opmuntret til at afsløre mere af dig selv, hvilket kan forbedre relationer og samarbejde, da andre bedre kan forstå dine motiver og adfærd.
Det Ukendte Felt (Ukendt Kvadrant)
- Denne kvadrant indeholder de dele af dig selv, som hverken du selv eller andre er bevidste om. Det kan være potentialer, ubevidste træk eller adfærdsmønstre, som endnu ikke er udforsket. Gennem feedback og selvrefleksion kan man gradvist afdække dette område og dermed opdage nye sider af sig selv, der kan bidrage til personlig vækst.
Hvorfor Feedback er Nødvendigt
Joharis vindue illustrerer tydeligt, hvorfor feedback er så vitalt for udvikling. Feedback hjælper os med at udvide det åbne felt, hvilket fremmer bedre selvindsigt og kommunikation. Når andre deler deres observationer, hjælper de os med at afdække blinde pletter, som vi ellers ikke ville være opmærksomme på. Desuden kan feedback skabe et miljø, hvor det føles trygt at åbne op om de skjulte aspekter af os selv, hvilket styrker tilliden og samarbejdet i relationer.
Ved at modtage og give feedback kan vi ikke kun forbedre vores præstationer, men også opdage nye potentialer og styrker, som kan føre til personlig og professionel vækst. Feedback er med andre ord en nøgle, der åbner døren til større selvforståelse og relationel dybde, hvilket gør det til et uundværligt værktøj i enhver form for udvikling.
Konstruktiv feedback øger ens kendskab til sig selv, giver muligheder at vælge imellem mht. adfærd og opmuntrer til udvikling. Derfor er det vigtigt at lære at give og modtage konstruktiv feedback.Konstruktiv feedback betyder ikke bare positiv feedback. Negativ feedback kan være overordentlig vigtig og nyttig, hvis den gives med en kærlig hensigt, og således kan modtages som sådan.
Destruktiv feedback er eksempelvis feedback, der gives med skjulte hensigter, som kan dreje sig om at fremhæve sig selv og sine egne evner på et givet område, eller om at udstille en person over for eksempelvis kolleger etc. Det kan også dreje sig om, at den negative tilkendegivelse gives som kritik uden forbedringsforslag eller uden at anerkende den anden person, hvilket vil efterlade modtageren dårlig tilpas uden noget at bygge videre på og uden nogle valgmuligheder at bruge til at lære nyt om sin egen adfærd.
At give konstruktiv feedback
1. Start altid med det positive
- De fleste har brug for opmuntring, brug for at få at vide, at de gør noget godt. Derfor start altid med at fortælle, hvad den anden har gjort godt: "Jeg kunne godt lide den måde, du lyttede til John, men der var én bestemt lejlighed, hvor det forekom mig, at du lavede en antagelse om ham uden at få den checket".
- Vores kultur har en tendens til at lægge vægt på fejltagelser og mangler snarere end på styrker. Vi overser ofte det, vi kan lide, eller som var godt. Hvis det positive omtales først, er vi mere tilbøjelige til at lytte til og tage ved lære af kritikken.
2. Vær specifik
- Søg at undgå generelle kommentarer, som ikke rigtig kan bruges, når det gælder om at udvikle sine færdigheder. Udsagn som "Den var glimrende", "Det var dårligt" kan være behagelige eller frygtelige at høre, men de giver ikke detaljer nok til at kunne bruges til at lære nyt. Få fat i, hvad det var, personen gjorde, som fik dig til at bruge ordene "glimrende" eller "dårligt".
- "Den måde, du stillede det spørgsmål på lige på det tidspunkt i samtalen, var mægtig godt".
- Specifik feedback giver bedre mulighed for at lære.
3. Referer til adfærd, som det er muligt at ændre
- Det hjælper ikke en person at få feedback om noget, vedkommende ikke kan vælge at ændre: "Jeg kan virkelig ikke lide dit ansigt/størrelse/klodsethed/flovhed" osv. - Det kan den anden ikke gøre noget ved.
- En bemærkning som: "Det ville være godt, hvis du smilede mere/så på mig, når du taler" og lignende kan den anden arbejde videre med.
4. Tilbyd alternativer
- Hvis du giver negativ feedback, så nøjes ikke med at kritisere, men kom med forslag til, hvad personen kunne have gjort i stedet for. Vend den negative kritik til positive forslag. "Det, at du blev siddende, da Anne kom ind, virkede ikke så gæstfrit. Hvis du var gået over til hende og havde hilst på hende, ville hun havde haft det rarere".
5. Vær beskrivende snarere end vurderende
- Fortæl den anden, hvad du så eller hørte om den effekt, det havde på dig snarere end blot, at noget var 'godt' eller 'dårligt'. "Den stemmeføring, du sagde det med, fik mig virkelig til at føle, at du levede dig ind i problemet" er meget mere nyttigt end blot: "det var godt."
6. Ej din egen feedback
- Det er så let at sige til en anden: "Du er.." og dermed antyde, at du afgiver en almen vurdering, som alle i hele verden er enige om. Det eneste, vi kan give, er vores egen private mening. Derfor er det vigtigt, at vi selv tager ansvaret for den feedback, vi giver. Begynd din feedback med "Jeg" eller "Efter min mening" - så undgår du, at du giver den anden indtryk af, at du formidler en 'kosmisk' vurdering. Den anden ved nu, at det er dig, der har den mening eller vurdering.
7. Efterlad den anden med et valg
- Feedback, som kræver forandring eller som lægges meget tungt på den anden, kan vække modstand, og det passer ikke den fornemmelse, vi hver især har om, at vi er selvstændige og ejer og behersker os selv. Konstruktiv feedback giver folk informationer om dem selv på en måde, som giver dem et valg, om de vil bruge feedbacken eller ej - det er dem, der bestemmer. Det kan være godt at undersøge konsekvenserne af enhver beslutning om at ændre eller ikke ændre noget, men det betyder ikke, at du kan eller skal foreskrive forandring.
8. Tænk på, hvad din feedback fortæller om dig selv
- Feedback siger lige så meget om den, der giver den, som om den, der modtager den. Den siger en hel masse om dine værdier, og hvad du fokuserer på hos andre. Derfor kan vi lære noget om os selv, hvis vi lytter til den feedback, vi selv giver andre.
At modtage feedback
1. Lyt til feedbacken snarere end med det samme at forsvare dig mod den
- Forsøg i første omgang ikke at kommentere feedbacken, men notér, hvad der bliver sagt, så du senere kan forholde dig til, hvad der var brugbart for dig, og hvad du mener, tilhører personen, der gav feedbacken. Det kan være ubehageligt at få feedback, men vi ville være fattigere uden. Folk kan tænke ting om os uden at sige det – og det hjælper os ikke med vores udvikling. Husk, at de andre har deres meninger om dig og deres opfattelser af din adfærd, og det kan være en hjælp at blive klar om verden. Men husk, at du har ret til at have din egen mening, og at du kan vælge at ignorere, hvad andre mener om dig – fordi det er uden betydning, irrelevant eller drejer sig om en adfærd, som du af en eller anden grund ønsker at holde fast på.
2. Vær klar over hvad der bliver sagt
- Undgå at drage hurtige konklusioner eller omgående at komme i forsvar. Så forkorter folk deres feedback, og du kan ikke bruge den fuldt ud. Vær sikker på, at du forstår feedbacken, før du reagerer på den. Er du usikker på, hvad der menes med feedbacken, eller er feedbacken ikke specifik, så efterlys konkrete eksempler, som kan sætte feedbacken i perspektiv. En nyttig teknik er at formulere kritikken for at checke, at du har forstået den fuldt ud.
3. Check hos andre snarere end blot at lytte til en enkelt
- Hvis der kun er én kilde til feedbacken, tror vi måske automatisk, at den persons mening deles af enhver anden. Men det kan jo være, at andre oplever os anderledes, og vi vil få et mere afbalanceret syn på os selv, hvis vi på den måde kan proportionere den feedback, vi får.
4. Bed om den feedback, du ønsker, men ikke får
- Feedbacken kan være så vigtig for os, at vi må spørge om den, hvis den ikke naturligt dukker op. Sommetider får vi kun feedback om en bestemt del af vores adfærd, men ønsker at få den også om andre områder. Bed om den.
5. Beslut med dig selv, hvad du vil gøre med den feedback, du får
- "Der skal to til at kende én". Vi har alle brug for at vide, hvordan andre oplever os for at udvide vores kendskab til os selv, som er ukomplet, hvis den kun indeholder vores egen version. På denne måde kan vi bruge feedback til at udvikle os. Når vi modtager den, kan vi bedømme dens værdi for os og de konsekvenser, det vil have enten at ignorere den eller at bruge den, og til sidst kan vi beslutte, hvad vi gør med den. Tak personen, der har givet dig feedback. Vi kan have glæde af den, og i mange tilfælde har det slet ikke været let for den anden at give dig den. Og det er vigtigt at forstærke og belønne feedback i enhver organisation og ethvert forhold generelt.
Feedback-modeller: Sandwich-modellen og GAVEN-modellen
- Overblik: Feedback sandwich-modellen strukturerer feedbacken ved at starte og slutte med positiv feedback, med konstruktiv kritik i midten. Dette gør kritikken lettere at acceptere og giver en balanceret tilgang.
- Praktisk eksempel: En leder ønsker at give feedback til en medarbejder, som har gjort et godt stykke arbejde, men har begået en fejl undervejs.
- Overbollen (Positiv feedback): "Jeg er meget tilfreds med, hvordan du har håndteret det seneste projekt. Din indsats og dit engagement har virkelig skinnet igennem, og du har taget ejerskab af opgaverne på en imponerende måde."
- Bøffen (Konstruktiv kritik): "Der var dog en situation, hvor nogle data ikke blev korrekt analyseret, hvilket medførte en mindre fejl i rapporten. Det er vigtigt at dobbelttjekke alle data, før vi afslutter analysen, for at undgå sådanne fejl i fremtiden."
- Underbollen (Positiv feedback): "Der var dog en situation, hvor nogle data ikke blev korrekt analyseret, hvilket medførte en mindre fejl i rapporten. Det er vigtigt at dobbelttjekke alle data, før vi afslutter analysen, for at undgå sådanne fejl i fremtiden."
Et yderligere eksempel på Feedback Sandwich-Modellen
Kontekst
Anna er afdelingsleder i projektafdelingen, og Eva er afdelingsleder i salg. De arbejder sammen på et fælles projekt, hvor målet er at implementere en ny produktstrategi. Under et nyligt møde med en vigtig kunde bemærkede Anna nogle områder, hvor Eva’s præsentation kunne forbedres for at sikre, at kunden bedre forstod strategien.
Overbollen (Positiv feedback)
“Eva, jeg vil gerne starte med at sige, at din præsentation af vores nye produktstrategi var virkelig omfattende og meget velorganiseret. Du har en evne til at formidle komplekse oplysninger på en struktureret måde, hvilket er virkelig imponerende.”
Bøffen (Konstruktiv kritik)
“Jeg lagde dog mærke til, at der blev brugt en del teknisk jargon, som kunden måske ikke helt forstod. Det kunne have gjort dem lidt forvirrede under præsentationen. Jeg tror, det ville være nyttigt at forenkle sproget en smule og inkludere flere konkrete eksempler, der relaterer direkte til kundens branche.”
Underbollen (Positiv feedback)
“Generelt gjorde du et fantastisk stykke arbejde med at præsentere strategien, og din entusiasme for produktet skinner virkelig igennem. Jeg er sikker på, at med nogle små justeringer vil dine præsentationer blive endnu mere effektive og sikre, at vores kunder føler sig fuldt informerede og engagerede.”
GAVEN Feedback-modellen
- Overblik: GAVEN-modellen strukturerer feedback ved at starte med anerkendelse, derefter beskrive adfærd, vurdere betydning, forklare effekten, og til sidst give et råd eller næste skridt.
- Praktisk eksempel: En leder ønsker at give feedback til en medarbejder, som har haft en aggressiv tone i et møde.
- Accept: "Kirsten, du ved, vi har talt om at give hinanden feedback. Har du lyst til at få lidt feedback fra mig om vores fælles opgave i går?"
- Situationen: "I går da vi havde personalemøde, var du meget aktiv i punktet om ferieplanen."
- Oplevelse: "Jeg oplevede din kommunikation med os andre som meget aggressiv, og dit kropssprog overfor Inge - da hun kommenterede dit forslag - var meget nedladende."
Et yderligere eksempel på Feedback GAVEN
Kontekst
John er leder for lageret og pakkeriet, og Sarah er leder for order handling. John har bemærket, at manglende kommunikation mellem order handling og shipping resulterer i flaskehalse i pakkeriet, hvilket presser hans afdeling og skaber ineffektivitet. John ønsker at give Sarah feedback om, hvordan de kan forbedre denne situation.
GAVEN Feedback-Modellen
Accept
“Sarah, kan vi tage et øjeblik til at tale om vores samarbejde mellem order handling og shipping? Jeg vil gerne dele nogle observationer og forslag med dig.”
Situationen
“Jeg har lagt mærke til, at vi nogle gange mangler klar kommunikation om, hvornår varerne skal sendes ud, hvilket skaber udfordringer i pakkeriet.”
Oplevelse
“Jeg har oplevet, at denne manglende kommunikation ofte fører til flaskehalse i pakkeriet. Det betyder, at vi nogle gange har mange ordrer, der skal pakkes og sendes på samme tid, hvilket presser mit team og skaber ineffektivitet.”
Gaven
“Sarah, jeg ved, at dit team arbejder hårdt på at håndtere ordrerne effektivt, og det er en stor styrke. For at forbedre vores samarbejde og reducere flaskehalsene vil jeg foreslå, at vi implementerer en mere struktureret kommunikationsproces mellem order handling og shipping. Dette kunne inkludere regelmæssige opdateringer og en klar tidsplan for, hvornår varerne skal sendes ud. Ved at gøre dette kan vi sikre, at pakkeriet er bedre forberedt og kan håndtere ordrerne mere effektivt.”
Ved at følge GAVEN-modellen kan John give Sarah konstruktiv feedback, der ikke kun identificerer problemet, men også foreslår konkrete løsninger for at forbedre samarbejdet mellem deres afdelinger. Dette vil hjælpe med at reducere flaskehalse og øge effektiviteten i pakkeriet, samtidig med at det styrker samarbejdet og kommunikationen mellem teams.
Konklusion
Feedback er et kraftfuldt værktøj til personlig og professionel udvikling. Ved at bruge modeller som feedback sandwich og GAVEN kan vi strukturere vores feedback på en måde, der er både konstruktiv og respektfuld, hvilket hjælper modtageren med at vokse og forbedre sig. Ved at følge retningslinjerne for at give og modtage feedback kan vi skabe et mere positivt og produktivt miljø, hvor alle har mulighed for at udvikle deres færdigheder og bidrage til fælles succes.
Vigtigheden af Konstruktiv Feedback
Konstruktiv feedback går ud over blot at påpege fejl og mangler; det handler om at skabe muligheder for læring og vækst. Når feedback gives med en kærlig hensigt og med fokus på forbedring, kan selv negativ feedback blive en gave, der hjælper modtageren med at identificere og arbejde på sine svagheder. Dette skaber en kultur af kontinuerlig forbedring, hvor alle føler sig støttet i deres udvikling.
Skabelse af et Støttende Arbejdsmiljø
Ved at implementere feedback-modeller som feedback sandwich og GAVEN i daglige interaktioner kan ledere og medarbejdere opbygge et støttende arbejdsmiljø. Disse modeller hjælper med at strukturere feedback på en måde, der gør den nemmere at modtage og handle på. De sikrer også, at feedback ikke blot bliver en liste af kritikpunkter, men en konstruktiv dialog, der fremmer forståelse og samarbejde.
Opbygning af Tillid og Respekt
Effektiv feedback bygger på tillid og respekt. Når medarbejdere føler, at deres indsats bliver værdsat, og at deres ledere virkelig ønsker deres bedste, er de mere tilbøjelige til at tage feedback til sig og arbejde på at forbedre deres præstationer. Dette skaber en positiv spiral, hvor forbedrede præstationer fører til mere anerkendelse og yderligere motivation til at fortsætte med at vokse og udvikle sig.
Langsigtede Fordele
På lang sigt kan en kultur præget af konstruktiv feedback føre til øget medarbejdertilfredshed og fastholdelse. Medarbejdere, der føler sig støttet og værdsat, er mere tilbøjelige til at blive i virksomheden og yde deres bedste. Dette kan også føre til forbedret samarbejde og innovation, da medarbejdere er mere åbne over for at dele idéer og tage risici, når de ved, at de vil modtage konstruktiv feedback.
Sammenfatning
For at maksimere effekten af feedback er det essentielt at lære og anvende strukturerede modeller som feedback sandwich og GAVEN. Disse modeller hjælper med at levere feedback på en balanceret og respektfuld måde, som fremmer forståelse og udvikling. Ved at investere tid og indsats i at give og modtage feedback konstruktivt, kan virksomheder opbygge stærkere, mere produktive teams, der er i stand til at tilpasse sig og vokse i et hurtigt skiftende forretningsmiljø.
Feedback er ikke bare en nødvendig del af arbejdslivet; det er en katalysator for vækst, både individuelt og organisatorisk. Ved at mestre kunsten at give og modtage feedback kan vi alle blive bedre, mere effektive og mere tilfredse i vores arbejde.