Lektioner 2: Fejlslagen rekrutteringsproces
Fejlslagen rekrutteringsproces: Konsekvenser og omkostninger
En fejlslagen rekrutteringsproces kan have betydelige konsekvenser for en virksomhed, både i form af direkte økonomiske tab og tab af tid og ressourcer. En forkert ansættelse kan føre til, at medarbejderen hurtigt forlader virksomheden igen, hvilket udløser en ny, kostbar rekrutteringsproces. Oplæringsomkostninger, samt den tid ledelse og kolleger har investeret i den fejlslagne ansættelse. Dertil kommer den negative indflydelse på arbejdsmiljø. Fejlrekruttering er en alvorlig trussel for virksomhedens økonomi og vækst. Ifølge undersøgelser fra Society for Human Resource Management og CareerBuilder kan en enkelt fejlrekruttering koste op til 150% af den ansattes årlige løn og op til lidt over en halv million. Det potentielle kan være langt højere afhængig at stillingens karakter .
Tidstabet kan ikke undervurderes, da det kan tage mange måneder at rekruttere en ny medarbejder, hvilket skaber huller i arbejdsstyrken og potentielt fører til øget stress og pres på det resterende team.
Det danske arbejdsmarked i dag: Mangel på arbejdskraft
Det danske arbejdsmarked står i dag over for en betydelig udfordring med mangel på arbejdskraft, specielt inden for faglærte erhverv og jobfunktioner, der kræver korte til mellemlange uddannelser. Dette er et resultat af flere faktorer, herunder den demografiske udvikling, hvor en stor del af befolkningen nærmer sig pensionsalderen, samt en øget efterspørgsel på kvalificerede medarbejdere inden for specifikke brancher som håndværk, sundhedssektoren og IT. Antallet af personer over 65 år på arbejdsmarkedet har længe været stigende. Ifølge Danmarks Statistik var ca. 169.000personer over 65 år i 2022 stadigvæk på arbejdsmarkedet (Kilde: Statistikbanken ras301). Det er 85.000 personer flere end i 2010. Her er der en arbejdskraftreserve som er stigende i takt med den stigende pensionsalder.
Manglen på arbejdskraft har ført til en intensiveret konkurrence om de tilgængelige kandidater, hvilket gør det endnu vigtigere for virksomheder at optimere deres rekrutteringsprocesser for at tiltrække og fastholde de rigtige talenter. Denne mangel påvirker også lønniveauerne, da virksomheder ofte er nødt til at tilbyde højere lønninger og bedre arbejdsvilkår for at tiltrække de nødvendige medarbejdere.
Rekrutteringsfasens indhold: Fra behovsafdækning til onboarding
Rekrutteringsprocessen består af flere faser, som hver spiller en afgørende rolle for at sikre en vellykket ansættelse:
Behovsafdækning: Før rekrutteringen påbegyndes, skal virksomheden klart definere behovet for en ny medarbejder. Dette indebærer en analyse af virksomhedens nuværende situation, arbejdsopgaver, og hvilke kompetencer der er nødvendige for at opfylde de fremtidige mål. Det er også vigtigt at identificere, hvorvidt der er behov for en fuldtidsansat, en deltidsansat, eller måske en freelancer.
Jobopslag og annoncering: Herefter formuleres en præcis jobbeskrivelse, der tydeligt kommunikerer stillingens krav, forventninger, og hvad virksomheden tilbyder. Det er også her, virksomheden beslutter, hvilke kanaler der skal bruges til at nå de ønskede kandidater, såsom online jobportaler, sociale medier (Facebook og LinkedIn) eller rekrutteringsbureauer. Mange virksomheder bruger i stigende grad
”show me”-metoder for at visualisere jobbets indhold og konkrete kontekster. Jobopslaget bliver brugt som branding af virksomheden på emner der er nye i forhold til bare 10-15 år siden. Emner som bæredygtighed – verdensmål – grøn omstilling og psykologisk tryghed ses mere og mere.
Screening af ansøgninger: I denne fase gennemgås de indkomne ansøgninger, og de kandidater, der bedst matcher jobkravene, udvælges til videre samtaler. Dette trin kræver en systematisk tilgang for at sikre, at potentielle medarbejdere vurderes på baggrund af deres kvalifikationer og personlige erfaringer. Ofte er der lavet sorteringskriterier ud fra ”need to have og nice to have”-principper
Ansættelsessamtalen: Når kandidaterne er udvalgt, gennemføres der typisk én eller flere samtaler. Det er her, arbejdsgiveren får en dybere forståelse af kandidatens kompetencer, erfaringer og personlige egenskaber, mens kandidaten får mulighed for at vurdere, om virksomheden passer til deres karriere ønsker. Hvis der er lavet personprofiler, vil disse ofte blive taget mellem 1 og evt. anden samtale. Det er meget forskelligt hvor længe og dybdegående disse samtaler er. Dette afhænger meget af jobbets kompleksitet og vigtighed for virksomheden. Strukturen i samtalen vil starte bredt med generelle info-emner og spørgsmål, og vil indsnævre sig i løbet af samtalen. Struktur og fokus vil ofte betyde at kandidaten bliver udfordret mere og mere på kompetencer og holdninger.
Baggrundstjek og referencer: Efter interviews kan det være nødvendigt at foretage baggrundstjek, såsom kontrol af referencer fra tidligere arbejdsgivere, for at sikre, at kandidaten har den nødvendige erfaring og pålidelighed.
Onboarding: Når kandidaten er ansat, begynder onboarding-processen, hvor medarbejderen introduceres til virksomhedens kultur, kolleger og arbejdsprocesser. En struktureret onboarding er afgørende for at sikre, at den nye medarbejder hurtigt føler sig hjemme og kan begynde at bidrage effektivt.
Samtalens struktur og indhold: Et konkret eksempel
En struktureret ansættelsessamtale består typisk af flere nøgleelementer, der tilsammen sikrer en grundig vurdering af kandidaten. Her er et eksempel på, hvordan en samtale kan forløbe:
Introduktion: Samtalen starter med en kort præsentation af virksomheden og en gennemgang af stillingen. Dette giver kandidaten en klar forståelse af, hvad rollen indebærer, og hvad virksomheden forventer.
Kandidatens præsentation: Herefter får kandidaten mulighed for at præsentere sig selv, herunder tidligere erfaringer, uddannelse og hvorfor de er interesseret i netop denne stilling.
Kompetencevurdering: I dette afsnit af samtalen fokuseres der på konkrete spørgsmål, der skal afdække kandidatens faglige og personlige kompetencer. For eksempel kan der stilles spørgsmål om, hvordan kandidaten har løst udfordringer i tidligere stillinger, eller hvordan de vil håndtere en specifik situation i den nye rolle.
Case-opgave: I nogle tilfælde kan det være relevant at give kandidaten en case-opgave under samtalen. Dette giver arbejdsgiveren en mulighed for at se, hvordan kandidaten tænker og arbejder i praksis.
Spørgsmål fra kandidaten: Mod slutningen af samtalen gives kandidaten mulighed for at stille spørgsmål. Dette er en vigtig del, da det giver indsigt i, hvad kandidaten vægter i deres arbejdsliv, og om de har en realistisk forventning til stillingen og virksomheden.
Afslutning: Samtalen rundes af med en gennemgang af de næste skridt i rekrutteringsprocessen, og hvornår kandidaten kan forvente at høre tilbage.
Effektiv onboarding: En nødvendighed for succes
Onboarding er den proces, hvorved nye medarbejdere integreres i virksomheden, og det er en afgørende faktor for en succesfuld ansættelse. En effektiv onboarding-process sikrer, at den nye medarbejder hurtigt bliver en del af virksomhedskulturen og forstår sine arbejdsopgaver. Mange virksomheder laver mentorordninger så den nye altid har en at bruge som sparringspartner.
Det starter typisk før første arbejdsdag med information om praktiske forhold som arbejdspladsens regler, udstyr og eventuelle introduktionsmaterialer.
På selve arbejdsdagen bør medarbejderen mødes af en struktureret plan,-ofte over 3 uger, der inkluderer møder med nøglepersoner, en rundvisning på arbejdspladsen og en detaljeret introduktion til arbejdsopgaverne.
De første uger bør der være fastlagte opfølgningssamtaler, hvor medarbejderens oplevelse og eventuelle spørgsmål eller problemer kan adresseres. En god onboarding skaber en positiv start og reducerer risikoen for, at medarbejderen forlader virksomheden i utide, hvilket igen mindsker behovet for en ny rekrutteringsrunde.
En 30-60-90 plan vil ofte sikre en struktureret og transparent onboarding, der sikre tryghed og effektivitet den første periode.