Lektioner 1: ansættelsessamtalen
En undren om ansættelsessamtalen
Dette blev sagt af en leder vi i udviklingspilot arbejder med: ”For et halvt år siden ansatte jeg en medarbejder, efter en grundig rekrutteringsproces, hvor jeg følte mig overbevist om, at det var den rette kandidat til jobbet. Alle formalia var på plads, og vedkommende havde de nødvendige faglige kvalifikationer. Men efter seks måneder stod det klart, at mine forventninger ikke blev indfriet. Medarbejderen udviste adfærdsmønstre, der ikke stemte overens med vores virksomhedsværdier – ordentlighed, nærvær og respekt. Det satte gang i en refleksion over, hvor vigtig ansættelsessamtalen er, og hvordan den kan forbedres for at undgå lignende situationer.
Hvorfor er en god ansættelsessamtale vigtig i et ”sælgers markeret”?
I dagens arbejdsmarked er der ofte mangel på kvalificeret arbejdskraft, hvilket har vendt magtbalancen mellem arbejdsgiver og medarbejder. Vi ser et sælgersmarked, hvor de bedste kandidater har flere valgmuligheder, og derfor er det essentielt at sikre en grundig og professionel rekrutteringsproces. En ansættelsessamtale handler ikke kun om at finde en medarbejder med de rette faglige kvalifikationer, men også om at finde en person, der passer ind i virksomhedens kultur og værdier. For når først ansættelsen er foretaget, kan det være omkostningstungt og tidskrævende at skulle igennem en ny rekrutteringsproces, hvis det viser sig, at medarbejderen
Ansættelsessamtalen er en del af rekrutteringsprocessen, som spænder fra opstået behov til on-boarding. Derfor er der flere elementer der skal professionaliseres før samtalen:
Er behovsafklaringen tydelig for lederen?
Er annonceringen synlig for relevante målgrupper?
Er udvælgelseskriterierne til samtalen klart defineret?
Er der stillet krav til kandidaten før samtalen- profiler – spørgeskema?
Har kandidaten haft mulighed for at spørge ind til informationer før samtalen?
Hvem skal være med i samtalen ,og hvorfor? Hvilken betydning har antallet i gruppen for samtalens struktur og indhold?
Grundlaget for samtalen er ofte kandidatens CV og evt. referencer. Ofte er fagligheden og erfaringerne godt beskrevet i denne materiale. Indhentede personprofiler kan give en række data på kandidaten. Ulempen ved personprofiler inden samtalen kan være at lederen danner forhastede billeder af personens arbejdsmæssige ”DNA”. Disse billeder kan påvirke samtalens fokus.
Ansættelsessamtalens vigtigste formål er afdække og tydeliggøre begge partes forventninger til hinanden. Dig som leder skal bruge samtalen til at afdække forhold CVèt ikke fortæller. Det er ofte ”bløde” egenskaber, som adfærdsmønstre, samarbejdsmønstre, evner til ”samspil og modspil”, der er svære at afdække, men som ofte er afgørende for ansættelsesforholdets succes eller fiasko.
Et lille eksempel på når forventningsafstemningen er uklar og kommunikationen ikke retter op på dette
Baggrund: Virksomheden, en mellemstor produktionsvirksomhed, søger en ny produktionsleder. Stillingen kræver erfaring med lean manufacturing og ledelse af større produktionshold. Kandidaten har mange års erfaring som mellemleder i produktionen, men mest fra mindre virksomheder og med fokus på optimering af daglig drift frem for langsigtet strategisk planlægning.
Samtale: Lederne, der interviewer, er HR-chefen og produktionsdirektøren. De har en klar vision om, at den nye produktionsleder skal være en drivkraft i at implementere en omfattende lean manufacturing-strategi, som skal transformere produktionsprocesserne. De har ikke præsenteret denne forventning tydeligt i jobopslaget, men forventer, at kandidaten er klar til at lede denne forandring.
Kandidaten har forberedt sig grundigt og tror, at jobbet primært handler om at holde produktionen stabil og effektiv på daglig basis, som det ofte er i mindre virksomheder.
Samtalens forløb:
1. Lederen (HR-chefen): "Fortæl os om din erfaring med produktionsledelse og optimering af processer."
Kandidaten: "Jeg har i mange år arbejdet med at sikre, at produktionslinjerne kører smidigt. Jeg er god til at løse problemer, når de opstår, og kan lide at være tæt på mit team og sikre, at de når deres daglige mål."
2. Produktionsdirektøren: "Det lyder fint, men hvordan har du arbejdet med langsigtet procesforbedring og implementering af lean-principper?"
Kandidaten (lidt forvirret): "Jeg har mest fokuseret på at optimere vores daglige drift. Vi har ikke implementeret lean i sin fulde form, men jeg har været med til at reducere fejl og forbedre flowet i produktionen."
3. HR-chefen: "Vi søger en, der kan lede en større transformation. Vi står overfor store ændringer, og vi har brug for en produktionsleder, der kan være med til at drive lean-strategien fremad. Hvordan ser du dig selv i den rolle?"
Kandidaten (mere usikker): "Jeg er god til at lede mennesker og sikre, at tingene kører. Men jeg har ikke været ansvarlig for at implementere større strategiske ændringer før."
4. Produktionsdirektøren: "Vi har brug for nogen, der kan se på hele produktionssystemet og finde måder at gøre det bedre på gennem lean. Det er ikke bare daglig drift, men en fuld transformation."
Kandidaten (yderligere forvirret): "Jeg har erfaring med at forbedre processer, men hvis det kræver en fuld transformation, vil det måske tage tid at lære."
Hvad gik galt?
- Manglende forventningsafstemning: Jobopslaget og samtalens indledning afklarede ikke klart nok, at stillingen krævede en strategisk leder med erfaring i lean transformation, ikke bare en daglig leder.
- Kommunikation der talte forbi hinanden: Kandidaten fokuserede på daglig drift og optimering af mindre processer, mens lederne ønskede en strategisk visionær, men de talte ikke tydeligt om dette, før forvirringen blev åbenbar.
- Ingen klarhed om kandidatens rolle: Ingen af parterne stillede præcise spørgsmål for at afklare, hvad der forventedes. Kandidaten spurgte ikke ind til, hvilke konkrete opgaver lederen havde tænkt sig, og lederen spurgte ikke dybere ind til kandidatens strategiske erfaring.
Dette er et klassisk eksempel på, hvordan manglende klar kommunikation og forventnings afstemning kan føre til, at en ansættelsessamtale ikke giver det ønske resultat. Dette understreger at før-fasen inden samtale er meget vigtig. Et jobopslag skal klart og tydeligt synliggøre forventningerne. Mange virksomheder bruger mere og mere ”show-me” sammen med ”tell-me” netop for at synliggøre.