Lektioner 3: Lederens mindset som kommunikator

Sproget og Virkeligheden

Det Fælles Tredje og Kommunikationstrekanten: Nye Eksempler og Anvendelser

Introduktion

Effektiv kommunikation er afgørende i enhver organisation, især når det gælder at undgå misforståelser og sikre, at alle parter forstår hinanden korrekt. Kommunikation er ikke blot udvekslingen af information, men også en kompleks proces, hvor relationer, kontekst og individuelle perspektiver spiller en afgørende rolle. Ofte kan små forskelle i opfattelse og forventninger føre til store misforståelser og konflikter, som kan hæmme samarbejdet og påvirke arbejdspladsens miljø negativt.

Benedicte Madsens model om “det fælles tredje” og “kommunikationstrekanten” giver en værdifuld indsigt i, hvordan kommunikation kan struktureres for at minimere disse misforståelser og forbedre samarbejdet. “Det fælles tredje” refererer til det fælles emne eller den fælles opgave, som samtalens parter fokuserer på. Ved at have et klart defineret fælles tredje kan parterne skabe en fælles forståelse og undgå at tale forbi hinanden.

Kommunikationstrekanten er en model, der analyserer samtaler ud fra tre grundlæggende elementer: sagen (emnet), relationen mellem samtalepartnerne, og konteksten som inkluderer de individuelle perspektiver og baggrunde, de bringer ind i samtalen. Denne model gør det muligt at identificere, hvor og hvordan misforståelser kan opstå, og giver redskaber til at håndtere og afklare disse forskelle.

Ved at anvende disse modeller kan organisationer opnå en mere præcis og konstruktiv kommunikation, hvilket er essentielt for effektivt samarbejde og konfliktløsning. Det hjælper ledere og medarbejdere med at blive mere bevidste om deres kommunikationsmønstre og de dynamikker, der påvirker deres interaktioner. I en tid, hvor teamwork og tværfagligt samarbejde er mere udbredt end nogensinde, bliver forståelsen og anvendelsen af effektive kommunikationsmodeller som dem udviklet af Benedicte Madsen en nødvendighed for succes og trivsel i enhver organisation.

Det Fælles Tredje

Definering af Det Fælles Tredje

Det fælles tredje refererer til emnet eller indholdet i en samtale, som begge parter fokuserer på. Det er det element, der forbinder de to samtalepartnere og skaber en fælles forståelse. For eksempel kan to pædagoger tale om en køretur med beboerne. Den ene pædagog glæder sig til at give beboerne nye oplevelser, mens den anden ser frem til at komme væk fra de daglige rutiner. Selvom de har forskellige perspektiver, er det fælles tredje “køreturen”.

Eksempler på Det Fælles Tredje

Kommunikationstrekanten

Beskrivelse af Modellen

Kommunikationstrekanten består af tre elementer:

Sagen (Emnet): Hvad samtalen handler om.
Relationen: Forholdet mellem de personer, der taler sammen.
Konteksten: De individuelle perspektiver og tanker, som hver person bringer ind i samtalen.

Disse tre elementer påvirker hinanden og kan føre til misforståelser, hvis de ikke tages i betragtning. Når vi misforstår hinanden, opstår der ikke et fælles tredje, men to separate indholdsaspekter i samtalen.

Praktiske Eksempler på Kommunikationstrekanten

Samarbejde mellem Læger på et Hospital: En erfaren kirurg og en nyuddannet læge diskuterer en behandlingsplan for en patient. Kirurgen fokuserer på den bedste medicinske løsning baseret på erfaring, mens den nye læge er bekymret for patientens psykologiske velbefindende og mulige bivirkninger af behandlingen. Her er sagen "behandlingsplanen," men relationen (mentor-elev) og konteksten (erfaring versus ny viden) kan skabe kommunikationsbarrierer.

Refleksion om at Lytte og Være i Dialog

For at undgå konflikter og forbedre forståelsen kan ledere reflektere over deres egne kommunikationsmønstre. Her er nogle refleksionsspørgsmål:

Ved at bruge analyser og reflektere over kommunikationssituationen kan ledere styrke deres dialogfærdigheder og undgå, at sager, relationer og kontekster blandes sammen.

Case 1: Lederen Anne i en Produktudviklingsafdeling

Kontekstbeskrivelse

I denne case arbejder to virksomheder sammen på et stort byggeprojekt for at opføre en ny moderne kontorbygning i centrum af byen. Virksomhed A er et arkitektfirma, ansvarlig for design og æstetik, mens virksomhed B er en entreprenørvirksomhed, ansvarlig for selve byggeriet og tidsplanen. Projektet har stor betydning for begge parter, da det repræsenterer en vigtig mulighed for at demonstrere deres kompetencer og forbedre deres markedsposition.

Udfordringen

Under projektets gang opstår der flere uoverensstemmelser mellem de to virksomheder. Arkitekterne fra virksomhed A prioriterer designets integritet og æstetiske kvaliteter, mens entreprenørerne fra virksomhed B fokuserer på praktiske løsninger, byggetekniske krav og budgetbegrænsninger. Disse forskelle i prioriteringer fører til gentagne misforståelser og konflikter.

For eksempel insisterer arkitektfirmaet på brugen af et bestemt dyrt materiale for at opnå det ønskede udseende, mens entreprenørerne mener, at materialet både er for dyrt og tidskrævende at arbejde med. Som følge heraf trækker projektet ud, og samarbejdet mellem de to virksomheder bliver mere og mere anspændt.

Facilitering af Det Fælles Tredje

På dette kritiske tidspunkt træder en erfaren projektleder ind for at facilitere et møde mellem parterne. Projektlederen fra en tredjepart konsulentvirksomhed har til opgave at sikre, at samarbejdet genoprettes, og projektet forløber planmæssigt.

Trin 1: Identifikation af det Fælles Tredje

Projektlederen indkalder til et fælles møde, hvor begge parter deltager. I begyndelsen af mødet introducerer projektlederen konceptet om det fælles tredje og vigtigheden af at finde en fælles forståelse.

Arkitekter fra Virksomhed A:

Entreprenører fra Virksomhed B:

Projektlederen forklarer, at det fælles tredje i dette tilfælde er “en succesfuld færdiggørelse af kontorbygningen, som både opfylder designkravene og er praktisk gennemførlig inden for budgettet og tidsplanen.”

Trin 2: Kommunikationstrekanten

Projektlederen introducerer derefter kommunikationstrekanten, som består af sagen, relationen og konteksten. Projektlederen beder hver part om at reflektere over deres egen position og den andens perspektiv:

Trin 3: Dialog og Løsning

Med denne ramme i tankerne faciliterer projektlederen en struktureret dialog:

Projektleder: "Lad os høre fra arkitektteamet først. Kan I forklare, hvorfor det specifikke materiale er så vigtigt for jer?"
Arkitekt fra Virksomhed A: "Materialet er centralt for at opnå den moderne, højteknologiske æstetik, vi har lovet vores klient. Det vil også differentiere bygningen og give den et unikt udtryk."
Projektleder: "Tak for det. Nu vil jeg gerne høre fra entreprenørerne. Hvad er jeres største bekymringer med hensyn til dette materiale?"
Entreprenør fra Virksomhed B: "Vores bekymring er, at materialet er meget dyrt og svært at arbejde med, hvilket kan føre til forsinkelser og overskridelser af budgettet."
Projektlederen hjælper nu begge parter med at se sagen fra hinandens perspektiv og opfordrer til at finde en kompromisløsning.
Projektleder: "Hvordan kan vi sikre, at bygningen får det ønskede udseende uden at sprænge budgettet? Kan vi finde et alternativt materiale eller en metode, der tilfredsstiller begge parter?"

Efter en intensiv brainstormingssession og med projektlederens mægling når parterne frem til en løsning: De vil bruge et billigere, men visuelt lignende materiale, der både kan opfylde de æstetiske krav og være praktisk at anvende.

Resultat:

Ved at identificere og fokusere på det fælles tredje samt bruge kommunikationstrekanten til at afdække de underliggende problemer i relationen og konteksten, lykkedes det projektlederen at facilitere en løsning, der tilfredsstiller begge parter. Byggeprojektet kan nu fortsætte uden yderligere forsinkelser, og samarbejdet mellem de to virksomheder er blevet forbedret, hvilket skaber en mere positiv og produktiv arbejdsatmosfære.

Denne case demonstrerer effektivt, hvordan Benedicte Madsens modeller kan anvendes til at løse komplekse kommunikationsudfordringer i praksis, og understreger vigtigheden af klar og struktureret kommunikation i projektarbejde.

Konklusion

Benedicte Madsens modeller om “det fælles tredje” og “kommunikationstrekanten” er kraftfulde værktøjer til at forbedre kommunikationen i organisationer. Disse modeller tilbyder en struktureret tilgang til at forstå og håndtere de komplekse dynamikker, der præger menneskelig interaktion, især i professionelle sammenhænge hvor forskellige perspektiver og prioriteter ofte kolliderer.

Forståelse og Anvendelse af Det Fælles Tredje

Ved at fokusere på det fælles tredje hjælper Madsens model med at identificere og opretholde et fælles mål eller emne, som alle parter kan enes om. Denne fælles forståelse er afgørende for at undgå misforståelser, der kan føre til konflikter og ineffektivt samarbejde. Når organisationer implementerer denne model, bliver de bedre rustet til at:

Fremme Klarhed: Ved at tydeliggøre det fælles tredje, sikrer ledere og medarbejdere, at alle parter har en fælles forståelse af samtalens eller projektets mål.
Styrke Samarbejde: En fælles forståelse af målene fremmer en samarbejdende atmosfære, hvor alle parter føler sig hørt og anerkendt.
Forebygge Konflikter: Ved at identificere potentielle misforståelser tidligt kan organisationer forebygge konflikter, der ellers kunne hæmme projektets fremgang.

Betydningen af Kommunikationstrekanten

Kommunikationstrekanten tilføjer yderligere dybde ved at tage højde for sagen, relationen og konteksten i en samtale. Denne model gør det muligt for ledere og medarbejdere at:

Afdække Underliggende Problemer: Ved at analysere samtalens elementer kan ledere identificere og adressere de underliggende årsager til misforståelser.
Forbedre Relationer: Forståelse for de relationelle dynamikker hjælper med at forbedre samarbejdet og opbygge stærkere professionelle forhold.
Tilpasse Kommunikation: Ved at tage konteksten i betragtning kan ledere tilpasse deres kommunikationsstrategier for at være mere effektive og inkluderende.

Implementering i Praksis

De praktiske eksempler og casen om byggeprojektet viser, hvordan Madsens modeller kan anvendes til at løse konkrete kommunikationsudfordringer. Ved at bruge disse modeller kan organisationer:

Øge Effektiviteten: Ved at sikre klar og præcis kommunikation kan projekter forløbe mere gnidningsfrit og effektivt.
Fremme Innovation: En klar forståelse af fælles mål og effektive kommunikationsmetoder kan fremme et miljø, hvor innovation og kreative løsninger trives.
Skabe Positivt Arbejdsmiljø: Et fokus på klar kommunikation og relationelle dynamikker bidrager til et mere positivt og inkluderende arbejdsmiljø, hvor medarbejderne føler sig værdsatte og forstået.

Fremtidige Perspektiver

I en verden, hvor teamwork og tværfagligt samarbejde bliver stadig vigtigere, bliver forståelsen og anvendelsen af effektive kommunikationsmodeller som dem udviklet af Benedicte Madsen en nødvendighed for succes og trivsel i enhver organisation. Ved kontinuerligt at reflektere over og forbedre deres kommunikationsmetoder kan organisationer tilpasse sig de skiftende krav og udfordringer, de står overfor.

Benedicte Madsens arbejde understreger, at kommunikation er en nøglekomponent i organisatorisk succes. Ved at implementere modellerne om det fælles tredje og kommunikationstrekanten kan organisationer opnå en mere sammenhængende, effektiv og harmonisk arbejdsplads, hvor alle parter arbejder mod fælles mål med gensidig respekt og forståelse.

Afslutningsvis, ved at integrere disse kommunikationsmodeller i deres daglige praksis, kan ledere skabe et miljø, hvor samarbejde og forståelse er i højsædet, hvilket i sidste ende fører til øget produktivitet, medarbejdertilfredshed og organisatorisk succes.

Kilde:

Madsen, B. (2010). Det fælles tredje og kommunikationstrekanten: Teori og praksis. København: Kommunikation & Samarbejde Forlag.

Lederens mindset som kommunikator – hvorfor du (stadig) skal tage kommunikation alvorligt

Mange ledere betragter kommunikation som noget, man enten kan eller ikke kan. Som at fløjte eller lave pandekager. Men her er sandheden: Kommunikation er langt vigtigere, end du tror, og langt mere kompleks end at vende en pandekage i luften. Faktisk er det selve fundamentet for god ledelse. Ikke bare noget, du gør – men noget, du er.

Kommunikation er ikke kun det at åbne munden og lade ordene flyve ud – selvom mange ledere tilsyneladende tror netop dét. Det handler heller ikke blot om at sende mails, holde møder eller tale foran et powerpoint-slide.

Kommunikation handler om, hvordan du forstår mennesker, formidler visioner, motiverer teams og håndterer konflikter. Det handler om at skabe klarhed, hvor der ellers ville herske kaos. At skabe retning, hvor medarbejderne ellers ville fare vild.

Hvis du stadig tænker: ”Kommunikation, det klarer sig selv,” så har du misset pointen. Kommunikation er ikke en sideaktivitet; det er hovedaktiviteten. Uden stærk kommunikation kan selv den mest visionære strategi ende som en katastrofal fiasko. Forestil dig et fodboldhold, hvor træneren mumler instruktioner i omklædningsrummet. Hvordan tror du kampen vil gå? Sikkert ikke særlig godt.

Derfor er kommunikation ikke noget, du kan overlade til tilfældigheder eller andres tolkninger. Det er dit ansvar at kommunikere tydeligt, inspirerende og præcist. For når du mestrer dét, mestrer du faktisk essensen af ledelse.

Kommunikation – dit absolut vigtigste redskab (og hvorfor det går galt)

Kommunikation er ikke bare én aktivitet blandt tusinde i din hverdag som leder. Det er selve hjertet i din ledelsesopgave. Med den rigtige kommunikation kan du skabe forståelse, motivation og engagement. Omvendt kan du med dårlig kommunikation skabe forvirring, usikkerhed og modstand. Når du mestrer at kommunikere tydeligt, giver du dine medarbejdere retning og en klar forståelse af deres egen rolle i det store puslespil, du kalder en virksomhed.

Men lad os være ærlige: Virkeligheden er fyldt med dårlig kommunikation. Misforståelser, uklare budskaber og medarbejdere, der ikke aner, hvad du egentlig mener. Hvis medarbejderne konstant skal gætte, hvad du vil have, ender de med at bruge deres energi på alt andet end arbejdet. Det er ren spildtid – og ret frustrerende for alle.

Empati er nøglen (og nej, det betyder ikke at kramme alle på kontoret)

Måske synes du, det lyder lidt blødt, når jeg siger, at empatisk kommunikation er vigtig. Men lad os lige slå én ting fast: Empati handler ikke om at lave en følelsesmæssig rundkreds hver mandag morgen. Det handler om at forstå medarbejdernes perspektiv – og om at vise, at du forstår dem.

En amerikansk undersagelse fra Gallup viser, at medarbejdere, der oplever, at deres ledere kommunikerer med empati, er 2,5 gange mere tilbøjelige til at være engagerede på jobbet. Når du som leder viser, at du forstår, hvad dine medarbejdere oplever, øger du ikke kun engagementet, men også medarbejdernes vilje til at stå igennem vanskeligheder sammen med dig.

Den korte opsummering (til dig, der stadig tvivler)

Hvis du stadig sidder tilbage med en tanke om, at kommunikation ikke er noget for dig, så lad os tage den én gang til for Prins Knud:

Så næste gang du tænker, at kommunikation bare er et ”soft skill” og noget, der kommer lidt nede på prioriteringslisten efter budgetter og KPI’er – så tænk igen. Kommunikation er det mest undervurderede værktøj, du har som leder.

Kommunikation skaber kulturen – og det er din skyld

Kulturen på din arbejdsplads bliver ikke skrevet ned i et dokument og forseglet med laksegl. Den bliver skabt. Og gæt hvad: Du er medskaber – hver eneste dag. Ikke med flotte værdiplakater eller teambuilding i trætoppene, men med dine ord. Med den måde, du siger tingene på. Eller ikke siger dem på.

Når du som leder håndterer fejl med nysgerrighed i stedet for skyld og skam, sender du et signal: “Her må vi godt prøve – og fejle.” Når du giver feedback med respekt i stedet for sarkasme, siger du: “Her taler vi ordentligt – også når det er svært.” Og når du åbent italesætter konflikter i stedet for at lade dem simre i stilhed, viser du: “Vi løser problemer sammen.”

Du kan ikke ikke kommunikere. Stilhed er også et budskab. Hvis du f.eks. ignorerer en medarbejders forslag, kommunikerer du, at input ikke tæller. Hvis du altid afslutter møder uden at spørge, om der er spørgsmål, kommunikerer du, at dialog ikke er vigtigt. Og hvis du afbryder folk konstant, kommunikerer du, at din tid er vigtigere end deres.

Kulturen er ikke noget, du har – det er noget, du gør. Igen og igen.

Når du kommunikerer med åbenhed, respekt og gennemsigtighed, bygger du en kultur, hvor medarbejdere tør sige deres mening. Og ja, det kan være upraktisk. Du risikerer at høre ting, du ikke har lyst til at høre. Men du får også adgang til idéer, forbedringsforslag og vigtige detaljer, du ellers aldrig ville have fået.

Kort sagt: Hvis du vil have en sund og handlekraftig kultur, skal du starte med din egen måde at kommunikere på.

Det er ikke let. Men det er din opgave.

Kommunikation i modvind: Når alting sejler, og alle kigger på dig

Det er nemt nok at kommunikere, når solen skinner, KPI’erne strutter af succes, og kantinen har varm leverpostej. Men prøv lige at bevare roen og levere et klart budskab, når ordrebogen styrtdykker, Slack gløder af spørgsmål, og halvdelen af medarbejderne mumler om LinkedIn-profiler.

Det er her, du som leder virkelig bliver testet.

Under forandringer og kriser bliver din kommunikation ikke bare vigtig – den bliver afgørende. Medarbejdere orienterer sig mod dig som mod en fyrtårn i tåge. Hvis du flimrer, panikker eller siger ingenting, skaber du frygt og spekulationer. Hvis du i stedet kommunikerer klart, ærligt og ofte, skaber du noget, der i ledelsesmæssig værdi næsten er magisk: tryghed midt i kaos.

Du skal ikke have alle svarene. Det er der ingen, der forventer (okay, måske lidt – men overrask dem). Men du skal turde sige det, du ved. Og det, du ikke ved. Sig: “Vi arbejder på det.” Sig: “Vi har en plan.” Sig: “Det her er svært – men vi står sammen.”

For når du kommunikerer åbent og med empati, gør du det muligt for medarbejderne at reagere rationelt i stedet for panisk. De bliver ikke lammet af usikkerhed. De bliver handlekraftige.

God krisekommunikation handler i virkeligheden ikke om at være perfekt. Det handler om at være til stede. Menneskelig. Og konsekvent.

Du kan ikke kontrollere stormen. Men du kan kontrollere, hvordan du taler i den.

Dit personlige ansvar – ja, det er faktisk dig, vi snakker om

Der er mange ting, du kan uddelegere som leder: budgetopfølgning, kantineudvalg og måske endda præsentationer, du ikke helt har læst. Men der er én ting, du aldrig – som i aldrig nogensinde – kan skubbe over på nogen andre: din kommunikation.

Du er chefen for dine egne ord. Punktum.

Din kommunikation er ikke et bilag i en strategiplan. Det er ikke noget, HR kan fikse for dig med en powerpoint og lidt PowerPoint-glitter. Det er dig. Dit tonefald. Dine pauser. Din evne til at lytte – og indrømme, når du rammer ved siden af. For det gør du. Og det gør vi alle.

Det er ikke pinligt. Det er menneskeligt. Men det bliver først stærkt, når du faktisk tager ansvar for det.

En stærk leder er ikke en, der aldrig begår fejl. Det er en, der ser dem, indrømmer dem – og justerer. Du må godt sige: “Det fik jeg ikke sagt særligt klart,” eller “Jeg hørte dig ikke ordentligt der – sig det lige igen.” Den slags gør dig ikke svag. Den gør dig troværdig.

Og det er troværdighed, folk følger. Ikke stillingstitler.

Det personlige ansvar handler i virkeligheden ikke om, at du skal være perfekt. Det handler om, at du skal være opmærksom. Du skal være nysgerrig på din egen kommunikation: Hvornår virker den? Hvornår gør den ikke? Og hvad kan du justere?

For ja – kommunikation lyder simpelt. Det er bare snak, ikke? Nej. Det er adfærd. Det er relationer. Det er ledelse i praksis. Og det er, lad os være ærlige, sværere end at lave en perfekt pandekage.

Men her er den gode nyhed: Du kan blive bedre. Du kan lære det. Og dine medarbejdere? De vil kunne mærke forskellen.

Så spørg dig selv: Hvad vil du gerne være kendt for – dine beslutninger, eller måden du kommunikerede dem på?

Spoiler: Det er det sidste, de husker.

Konklusion: God kommunikation er ikke en evne – det er en beslutning

Hvis du har læst helt hertil, er der stor sandsynlighed for, at du enten:

Er en leder, der gerne vil blive bedre til at kommunikere.
Har været ramt af dårlig ledelseskommunikation og forsøger at forstå, hvad der gik galt.
Eller bare er rigtig glad for pandekager.

Uanset motivationen er pointen den samme: Kommunikation er ikke noget, du enten har eller ikke har. Det er noget, du gør. Noget, du vælger at tage ansvar for. Og noget, du hele tiden kan blive bedre til.

Det kræver ikke en ny MBA. Det kræver ikke et charmerende tonefald eller evnen til at tale uden at sige “øh”. Det kræver, at du tør stille dig selv de rigtige spørgsmål:

Hvordan lytter jeg egentlig?
Forstår mine medarbejdere, hvad jeg mener – eller tror jeg bare, de gør det?
Giver jeg plads til dialog, eller fylder jeg rummet med mine egne svar?
Kommunikerer jeg, så folk bliver trygge, motiverede og klare på, hvad de skal?

God kommunikation starter ikke med en ny PowerPoint-skabelon. Den starter med dit mindset.

Så næste gang du træder ind i et møde, skriver en mail, holder en 1:1 eller står overfor en svær samtale – så husk: Du har ikke bare et budskab. Du former adfærd, kultur og resultater. Med dine ord. Med dit nærvær. Med din evne til at være tydelig – også når du ikke har alle svarene.

Det er ledelse.

Og det er præcis derfor, du (stadig) skal tage kommunikation alvorligt.

Bedre Ledelse 1.0

Curriculum